Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì?

Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng bắt buộc và quan trọng sau khi công trình thi công hoàn tất. Thực tế, việc lập hồ sơ hoàn công không quá phức tạp nếu nắm rõ quy trình và yêu cầu pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, thành phần và cách thực hiện đúng quy định.

Danh mục hồ sơ pháp lý công trình xây dựng cho nhà thầu

Các lệ phí xin giấy phép xây dựng nhà ở mới nhất 2025

Mẫu thông báo khởi công xây dựng nhà ở riêng lẻ mới nhất

Thời gian xin giấy phép xây dựng mất bao lâu?

Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng là gì?

Hoàn công xây dựng là gì?

Hồ sơ hoàn công là tập hợp các tài liệu pháp lý và kỹ thuật thể hiện hiện trạng thực tế của công trình sau khi thi công hoàn tất. Theo Phụ lục 3 – Thông tư 12/2005/TT-BXD của Bộ Xây dựng, hồ sơ hoàn công bao gồm hai phần chính: hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng công trình.

Cụ thể, bộ hồ sơ này ghi lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án như: quyết định phê duyệt đầu tư, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công, kết quả khảo sát xây dựng, dự toán chi phí, biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công cùng các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Hồ sơ hoàn công còn thể hiện chính xác các thay đổi thực tế so với thiết kế ban đầu sau quá trình thi công. Đây là căn cứ quan trọng để xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất, đồng thời là cơ sở pháp lý phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình về sau.

Vai trò và ý nghĩa trong quá trình xây dựng

• Là cơ sở để cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận công trình đã xây đúng thiết kế.
• Là tài liệu quan trọng phục vụ quản lý, sửa chữa, bảo trì trong suốt vòng đời công trình.
• Là yêu cầu bắt buộc để xin cấp sổ hồng (đối với nhà ở riêng lẻ) hoặc nghiệm thu đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Hồ sơ hoàn công bắt buộc khi nào?

Theo quy định pháp luật, hồ sơ hoàn công là bắt buộc đối với công trình có giấy phép xây dựng. Các công trình nhà ở riêng lẻ tại đô thị, công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật… đều phải có hồ sơ hoàn công trước khi xin cấp chứng nhận hoàn thành công trình.

Hồ sơ hoàn công bao gồm những gì?

Theo Thông tư 05/2015/TT-BXD ngày 30/10/2015 của Bộ Xây dựng về quản lý chất lượng và bảo trì nhà ở riêng lẻ, một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ cần bao gồm các giấy tờ và tài liệu sau:

1. Giấy phép xây dựng được cơ quan có thẩm quyền cấp.
2. Hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư và các đơn vị tham gia khảo sát, thiết kế, thi công, giám sát (nếu có).
3. Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng phục vụ thiết kế và thi công.
4. Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công do đơn vị tư vấn thiết kế lập.
5. Báo cáo thẩm tra thiết kế và văn bản thẩm định bản vẽ thi công (áp dụng với công trình bắt buộc phải thẩm tra).
6. Bản vẽ hoàn công – thể hiện hiện trạng thi công thực tế, đặc biệt khi có điều chỉnh so với bản vẽ thiết kế ban đầu.
7. Báo cáo thí nghiệm, kiểm định chất lượng vật liệu và cấu kiện xây dựng (nếu có yêu cầu).
8. Văn bản xác nhận của các cơ quan chức năng liên quan đến phòng cháy chữa cháy, thang máy, an toàn vận hành… (trong trường hợp thuộc đối tượng phải thỏa thuận hoặc chấp thuận).

Việc chuẩn bị đầy đủ các thành phần trên là điều kiện tiên quyết để được nghiệm thu hoàn thành và đưa công trình vào sử dụng đúng quy định pháp luật.

Quy trình lập hồ sơ hoàn công năm 2025

Bước 1: Xác định điều kiện hoàn công

Hoàn công là thủ tục bắt buộc đối với mọi công trình có giấy phép xây dựng, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Trường hợp công trình không thuộc diện phải xin phép xây dựng (theo khoản 2 Điều 89 Luật Xây dựng 2014, sửa đổi năm 2020) thì không cần lập hồ sơ hoàn công.

Bước 2: Kiểm tra hiện trạng và lập bản vẽ hoàn công

Ngay sau khi thi công hoàn tất, đơn vị thi công tiến hành vệ sinh công trình, kiểm tra hiện trạng và lập bản vẽ hoàn công. Các tài liệu nghiệm thu cũng được hoàn thiện để phục vụ cho việc lập hồ sơ.

Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn công

Chủ đầu tư hoặc đơn vị được ủy quyền cần chuẩn bị đầy đủ 8 nhóm giấy tờ theo quy định tại Thông tư 05/2015/TT-BXD. Bao gồm: giấy phép xây dựng, hợp đồng thi công, bản vẽ thiết kế, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu, báo cáo khảo sát, thí nghiệm (nếu có), văn bản chấp thuận từ cơ quan chức năng,…

Bước 4: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ hoàn công sau khi hoàn tất sẽ được nộp cho cơ quan quản lý phù hợp với loại hình và cấp công trình:

• Sở Xây dựng: Tiếp nhận hồ sơ đối với các công trình cấp đặc biệt, cấp I, như: công trình tôn giáo, di tích lịch sử, bảo tàng, tượng đài, khu du lịch, khách sạn cao tầng...
• UBND cấp Quận/Huyện/Xã: Áp dụng đối với nhà ở riêng lẻ, công trình dân dụng có quy mô nhỏ, nhà ở tư nhân tại khu dân cư đô thị hoặc nông thôn.
• Ban Quản lý đầu tư & xây dựng khu đô thị mới: Phụ trách các công trình xây dựng trong phạm vi khu công nghiệp, khu chế xuất, khu đô thị mới – bao gồm cả công trình cải tạo, nâng cấp có yêu cầu xin phép xây dựng.

Quy định pháp luật liên quan đến hồ sơ hoàn công (Cập nhật 2025)

Luật Xây dựng và các thông tư hướng dẫn

• Luật Xây dựng 2014, sửa đổi bổ sung năm 2020
• Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình
• Thông tư 26/2016/TT-BXD hướng dẫn hồ sơ hoàn công

Các trường hợp bị từ chối hoặc chậm trễ hồ sơ

• Bản vẽ hoàn công không khớp với thực tế thi công
• Thiếu chữ ký giám sát hoặc bên liên quan
• Không có nhật ký thi công hoặc biên bản nghiệm thu
• Thi công sai phép nhưng chưa có điều chỉnh giấy phép

Mức xử phạt khi không lập hồ sơ hoàn công

Theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP, nếu không có hồ sơ hoàn công:

• Phạt tiền từ 10 – 50 triệu đồng
• Bị yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ trước khi sử dụng công trình

Mẫu hồ sơ hoàn công công trình xây dựng mới nhất

Tải mẫu miễn phí – Chuẩn theo thông tư hiện hành

Bạn có thể tải mẫu hồ sơ hoàn công đầy đủ [tại đây] (chèn link nội bộ hoặc tải file PDF): gồm biên bản nghiệm thu, bản vẽ hoàn công, phiếu kiểm tra, nhật ký thi công.

Hướng dẫn điền mẫu hồ sơ đúng quy cách

• Ghi rõ ngày tháng, số hiệu văn bản
• Bản vẽ cần ghi rõ kích thước thi công thực tế
• Tên công trình, vị trí, số giấy phép đầy đủ, không viết tắt

Lưu ý khi trình nộp mẫu cho cơ quan chức năng

• Nộp 01 bản gốc + 01 bản sao có chứng thực
• Đóng dấu giáp lai từng trang nếu có nhiều tờ
• Có xác nhận của giám sát, nhà thầu, chủ đầu tư

Lợi ích của việc lập hồ sơ hoàn công đúng chuẩn

Đối với chủ đầu tư

• Hợp pháp hóa công trình
• Là điều kiện bắt buộc để cấp sổ hồng (với nhà ở riêng lẻ)
• Tránh bị xử phạt hoặc buộc tháo dỡ

Đối với đơn vị thi công

• Chứng minh chất lượng công trình
• Tăng uy tín khi đấu thầu công trình khác
• Giải quyết nhanh chóng các vấn đề bảo hành

Đối với cơ quan quản lý nhà nước

• Kiểm soát được quá trình xây dựng
• Bảo đảm công trình an toàn, đúng quy hoạch

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện hồ sơ hoàn công

Trong quá trình chuẩn bị và thực hiện hồ sơ hoàn công, bạn cần nắm rõ một số vấn đề pháp lý và thực tiễn sau để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ:

1. Thời gian thực hiện thủ tục hoàn công mất bao lâu?

Hiện nay, pháp luật chưa quy định rõ thời gian cụ thể cho việc hoàn tất thủ tục hoàn công. Tuy nhiên, theo thực tế triển khai, thời gian từ khi nộp hồ sơ đến khi được cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu (nếu đủ điều kiện) thường dao động từ 30 – 60 ngày làm việc.

Thời gian xử lý có thể kéo dài hơn tùy thuộc vào:

• Tiến độ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
• Quá trình thẩm định, kiểm tra của cơ quan chức năng.
• Tình trạng giải quyết hồ sơ tại từng địa phương.

2. Chi phí hoàn công nhà ở (tham khảo)

Chi phí làm hồ sơ hoàn công thường phụ thuộc vào diện tích sàn xây dựng và quy mô công trình. Dưới đây là bảng giá phổ biến:

Lưu ý: Đây là mức chi phí tham khảo, chưa bao gồm thuế, lệ phí công chứng, bản vẽ hoàn công, chi phí đo đạc địa chính, và có thể thay đổi theo từng khu vực hành chính.

3. Các trường hợp vi phạm hoàn công thường gặp

Nếu công trình xây dựng không đúng với nội dung giấy phép được cấp, chủ đầu tư có thể bị xử phạt và buộc khắc phục hậu quả. Một số vi phạm phổ biến gồm:

• Xây sai vị trí so với giấy phép xây dựng.
• Thi công sai cốt nền, độ cao tầng, hoặc sai kết cấu thiết kế.
• Lấn chiếm chỉ giới xây dựng, chỉ giới đường đỏ.
• Không thực hiện thủ tục hoàn công đúng thời hạn.

Trong trường hợp không tự giác khắc phục, cơ quan có thẩm quyền có thể cưỡng chế phá dỡ phần công trình vi phạm, theo quy định tại Nghị định 16/2022/NĐ-CP.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ hoàn công công trình xây dựng

Công trình nhỏ có cần hồ sơ hoàn công không?

Có. Nếu công trình nằm trong khu vực đô thị và có giấy phép xây dựng, dù là nhà ở riêng lẻ nhỏ cũng cần lập hồ sơ hoàn công.

Hồ sơ hoàn công và giấy phép xây dựng khác nhau thế nào?

• Giấy phép xây dựng: là giấy tờ cho phép thi công
• Hồ sơ hoàn công: là tài liệu chứng minh công trình đã thi công xong đúng phép

Có thể bổ sung hồ sơ hoàn công sau khi đã nghiệm thu không?

Được, nhưng cần bổ sung đúng mẫu, đủ chữ ký, bản vẽ và thời gian thi công. Trường hợp đã đưa vào sử dụng lâu, cần thêm biên bản kiểm định công trình.

Lập hồ sơ hoàn công công trình xây dựng là bước cuối cùng nhưng có vai trò pháp lý cực kỳ quan trọng. Chủ đầu tư và đơn vị thi công cần thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, đúng luật để tránh rắc rối pháp lý và đảm bảo công trình được công nhận chính thức.

Tham khảo thêm

• Các mẫu nhà biệt thự nhà vườn đẹp
• Biệt thự nhà phố sang trọng
• Thiết kế biệt thự mini hiện đại